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Criterios y protocolos Académicos

Actos Académicos

Los eventos y actos académicos vinculados al protocolo institucional requieren una cuidadosa atención a la imagen institucional y una organización meticulosa de las actividades que deben gestionar los planteles y dependencias universitarias.
Estos se clasifican en:

Ceremonias solemnes: Son aquellas de carácter académico que en los planteles tradicionalmente y deben guiarse por un ceremonial preestablecido:

  • Ceremonias de fin de cursos con entrega de carta de pasante.
  • Ceremonias de fin de cursos con entrega de carta de pasante y Pase de Luz.
  • Ceremonias de entrega de títulos profesionales y grados académicos.
  • Ceremonia de Imposición de Distintivos e Insignias a alumnos de la licenciatura en Enfermería.

Nota: Se realiza el 12 de mayo de cada año.

Ceremonias generales Institucionales: Son aquellos eventos que involucran a la comunidad universitaria de uno o más de los planteles de educación media superior o superior y que requieren de ciertas formalidades, en cuya categoría se ubican las siguientes:

  • Ceremonias de inauguración o clausura de eventos académicos (semana académica, seminarios, diplomados, congresos, etc.).
  • Ceremonia de inicio, cierre o presentación de resultados de evaluación de planteles o programas educativos por organismos externos reconocidos.
  • Visitas protocolarias de autoridades supervisoras.

Para la ejecución de cualquier evento señalado en el punto 1), es fundamental establecer la fecha, hora y lugar de su realización además de seguir un proceso organizado que garantice su óptimo desarrollo, siguiendo estas especificaciones:

  • Planificación del evento. Esta deberá realizarse con un plazo adecuado que permita cumplir oportuna y eficazmente con los procesos establecidos. Se recomienda un periodo mínimo de un mes de antelación, variando según la complejidad del evento.
  • Reserva anticipada de espacios físicos y equipamiento. En este aspecto, es necesario considerar el número previsto de asistentes, la disponibilidad de espacios, así como la revisión de condiciones técnicas del espacio donde se realizará la ceremonia.
  • Verificación de la agenda del C. Rector. Es importante determinar si su presencia se considera obligatoria, necesaria o conveniente para el evento en cuestión.
  • Envío oportuno de invitaciones y confirmación de asistencia. Las invitaciones a autoridades deben gestionarse con al menos 15 días de antelación y asegurando la confirmación de su participación 3 días previos al evento.

Más adelante encontrará los pasos puntuales a seguir.

Para llevar a cabo la organización de los eventos mencionados en el inciso 1.1), se constituirá un comité organizador temporal que deberá incluir invariablemente a:

  • Director(a) de plantel.
  • Coordinación académica.
  • El personal administrativo que colabore con estas funciones.
  • El personal de mantenimiento e intendencia.

Funciones del Cómite Organizador

considerando los tiempos necesarios para una ejecución óptima.

Seleccionar el espacio físico adecuado para la realización del evento.

Realizar, de manera anticipada, una visita preliminar al lugar designado con el fin de identificar detalles y posibles mejoras en el espacio elegido.

Determinar el listado oficial de invitados.

Verificar la disponibilidad de los invitados con anticipación.

Solicitar a la Dirección de Comunicación el diseño de las invitaciones con 4 semanas de anticipación

Enviar las invitaciones a las autoridades, especificando claramente si se solicita que hagan uso de la palabra y, en caso afirmativo, sugerir la temática a abordar.

  1. Las invitaciones deberán enviarse con un mínimo de quince (15) días hábiles de antelación. Cuando se contemple la participación de autoridades de gobiernos municipal, estatal o nacional o de organismos estatales, nacionales o internacionales, la invitación deberá ser suscrita por el Rector o Vicerrector (solicitar a la oficina de Rectoría con la debida anticipación).
  2. Según la naturaleza del evento, se determinará la disposición del presídium, asegurando siempre el cumplimiento de lo establecido en esta normativa.

Revisar meticulosamente la claridad y corrección ortográfica en todas las comunicaciones internas y externas.

Determinar y garantizar el funcionamiento óptimo de los siguientes requerimientos:

  1. Equipamiento técnico (iluminación, audio, video y cómputo, disposición del mobiliario, mantelería, cristalería, mamparas, entre otros, conforme a su disponibilidad).
  2. Identidad Universitaria, logotipos de la UNICLA y elementos visuales institucionales.
  3. Arreglos florales, cuidando que no obstruyan los logotipos ni el tránsito de las personas.
    (Nota: Se recomienda reducir al mínimo el uso de arreglos florales).
  4. Agua embotellada para los integrantes del presídium.
  5. Personificadores conforme a las disposiciones de imagen institucional para los integrantes del presídium. El personal asignado deberá enviar al Departamento de Comunicación la lista de asistencia al presidium para la elaboración de personificadores, los cuales, posteriormente, deberán ser colocados en la estructura de acrílico correspondiente.
  6. Limpieza integral del inmueble, accesos y áreas circundantes. El comité o su designado deberá supervisar la presentación impecable de todos los espacios, incluyendo la zona del público, el área de catering, entrada y cualquier otro lugar que forme parte del evento.
  7. Catering (brindis), establecer el horario en consonancia con el evento y su naturaleza, así como gestionar los aspectos administrativos y financieros (en actos de grado o titulación, los gastos del catering son cubiertos por el alumno).

Informar al Departamento de Comunicación UNICLA, Américas Media y a medios locales, con al menos veinte (20) días hábiles de anticipación al evento para su cobertura, realizando seguimiento de la participación y confirmación de asistencia tres días antes del evento.

Convocar e invitar oportunamente a la comunidad universitaria pertinente para que asista virtual o presencialmente al evento.

Contactar y coordinar al personal de apoyo requerido para confirmar la asistencia de los participantes. Sus labores van desde atender la recepción a ubicar adecuadamente a los invitados. Cuando sea necesario, prever la participación de edecanes.

Verificar la disponibilidad de material de difusión o apoyo para el evento (trípticos, himnos impresos, etc.) y asegurar su entrega oportuna.

Preparar el programa detallado (orden del día) y compartirlo con anticipación con el maestro o maestra de ceremonias.

Designar y coordinar con el maestro o maestra de ceremonias el orden del día y la verificación de asistencia de los integrantes del presídium.

Verificar aspectos como el orden, disponibilidad, corrección ortográfica y claridad de los documentos a entregar (certificados, constancias, títulos, reconocimientos, presentes, etc.).

Preparar una ficha técnica y orden del día para las autoridades que conforman el presídium e invitados de honor, asegurando su alineación con las directrices institucionales.

Designar a un revisor oficial de los discursos institucionales para garantizar que estos cumplan con los lineamientos institucionales establecidos.

3) Invitaciones

Las invitaciones, notas y tarjetas relacionadas con los actos académicos que se señalan en el presente documento requieren de cuidado especial, ya que son una muestra tangible de la imagen institucional, por lo que deben contribuir al buen uso y prestigio de UNICLA.

En este rubro, las invitaciones, notas y tarjetas deberán ser diseñadas o contar con el visto bueno (Vo.Bo.) del Departamento de Comunicación del corporativo, departamento responsable de la imagen institucional.

  • Logotipo institucional de UNICLA.
  • Nombre completo de la Universidad Contemporánea de las Américas.
  • Nombre del evento en tipografía destacada.
  • Fecha completa con día, mes y año (ejemplo: jueves 22 de mayo de 2026).
  • Horario de inicio (y de finalización cuando corresponda).
  • Lugar exacto con dirección completa.
  • Nombre del invitado y cargo (personalización cuando corresponda).
  • Las invitaciones dirigidas a autoridades de instituciones, institutos o instancias externas deberán acompañarse de oficio membretado y folder institucional en el que se incluya:
    • Línea de RSVP (confirmación) con teléfono y/o correo electrónico de contacto.
    • Código de vestimenta (Consultar Código de Vestimenta 1.1. Pag. 10).
    • Firma del anfitrión o autoridad que extiende la invitación.
  • Eventos interinstitucionales o con autoridades externas: mínimo 3 semanas de anticipación.
  • Ceremonias solemnes: mínimo 4 semanas de anticipación.
  • Eventos internos formales: mínimo 2 semanas de anticipación.
  • Eventos internos regulares: mínimo 1 semana de anticipación.
  • Reuniones extraordinarias: mínimo 48 horas de anticipación.
  • Autoridades de alto nivel: invitación física impresa en papel de calidad con sobre y/o oficio membretado en folder institucional.
  • Autoridades institucionales: invitación digital personalizada e invitación física.
  • Comunidad universitaria: invitación digital, correo electrónico institucional.
  • Público general: invitación digital, redes sociales institucionales.
  • Establecer un plazo límite para confirmación (generalmente 5 días antes del evento).
  • Designar personal responsable para el seguimiento telefónico de invitaciones a autoridades.
  • Implementar sistema de registro de confirmaciones (base de datos, hoja de cálculo, etc.).
  • Preparar lista final de asistentes confirmados 48 horas antes del evento.
Titulacion Invitaciones

4) Conformación del presídium

La ubicación que le corresponde a las autoridades, organismos o instituciones en los actos académicos de acuerdo con su cargo.

En los actos académicos a cuyos eventos asisten solamente autoridades e integrantes de la comunidad universitaria, el orden de precedencia se establecerá de acuerdo con la jerarquía establecida en la estructura organizacional de la UNICLA:

  1. Rector.
  2. Vicerrector.
  3. Secretaría Administrativa.
  4. Secretaría Académica.
  5. Directores de Área (que tengan relación concreta con el evento).
  6. Invitados de honor. Su ubicación se designará de acuerdo con el nivel protocolario de su cargo.
  7. Titulares de sectores institucionales: Secretaría de Salud, IMSS, etc. (que tengan relación directa con el evento).
  8. Director del plantel.
Imagenes Graduaciones Presidium

4.1) Conformación del presídium – Complementos

4.1.1) Disposición del presídium:
  1. Mesa central con mantelería institucional o mobiliario asignado.
  2. Colocación de personificadores claros y legibles frente a cada autoridad.
  3. Disposición de micrófonos (uno por cada dos personas o individual según el evento y la disponibilidad).
  4. Agua embotellada individual (sin etiqueta o con etiqueta institucional) para cada integrante, en posición horizontal (acostada).
  5. Programa del evento impreso para cada miembro del presídium.
  6. Espacio adecuado entre asientos (mínimo 30 cm entre sillas).
  7. Instalación de una mesa auxiliar en las proximidades del estrado, habilitada para el uso exclusivo de los tutores de las diversas licenciaturas, según los requerimientos del plantel.
Imagenes Graduaciones Mesa Presidium 1
Imagenes Graduaciones personificador
Imagenes Graduaciones Personificador Botella
Imagenes Graduaciones Acodomo sillas
Imagenes Graduaciones Podio
Imagenes Graduaciones Mesa auxiliar
4.1.2. Consideraciones sobre distribución espacial:
  • Ubicación central de la figura principal (Rector o máxima autoridad presente).
  • Alternancia de autoridades a derecha e izquierda según jerarquía protocolaria.
  • Primera jerarquía: a la derecha del centro.
  • Segunda jerarquía: a la izquierda del centro.
  • Tercera jerarquía: segunda posición a la derecha.
  • Cuarta jerarquía: segunda posición a la izquierda, y así sucesivamente.

Número óptimo de integrantes: máximo 8 personas para evitar presídium sobrecargados que diluyen la importancia del acto y complican la logística. Se deben considerar números impares (nones) para garantizar la jerarquía de la autoridad que preside el acto, facilitar el balance visual y la distribución simétrica a ambos lados (3-1-3 o 2-1-2).

Imagenes Graduaciones Sillas 1

Flexibilidad: La expresión “máximo 8 personas” ofrece la posibilidad para adaptarse a diferentes eventos (3, 5 u 8 integrantes), dependiendo del tipo de evento.

Asimismo, se requiere la instalación de una mesa auxiliar cerca del estrado para el uso exclusivo de los tutores. Dicha mesa debe presentarse con un mantel institucional y cumplir con las formalidades establecidas para el evento.

Imagenes Graduaciones Mesa auxiliar
4.1.4. Banderas

En el marco del protocolo oficial mexicano, la regla general es que la Bandera Nacional debe permanecer en el presídium durante todo el evento, acompañando a las banderas institucionales. Es decir, no se retira inmediatamente después del acto cívico.

La ceremonia de graduación está presidida por la Bandera Nacional y la Bandera Institucional de la Universidad Contemporánea de las Américas (Bandera azul con escudo blanco).

Tanto la Bandera Nacional como la Institucional se posicionarán invariablemente al costado derecho del presídium (tomando como referencia la perspectiva de quien está sentado en él). Es fundamental asegurar que su emplazamiento impida que el maestro de ceremonias o los integrantes del presídium les den la espalda.

Ante la presencia de graduandos extranjeros, es obligatorio incluir las banderas de sus respectivos países de origen. Dichos símbolos patrios deben situarse al costado opuesto de los estandartes institucionales, posicionándose específicamente a la izquierda del presídium (desde la perspectiva de quienes integran la mesa de honor). Esta disposición aplica únicamente para los graduandos que se encuentren presidiendo el acto académico.

Imagenes Graduaciones Acomodo Banderas 1

Si la Bandera Nacional de México se sitúa junto a otros estandartes, su ubicación obligatoria es el centro de la formación, debiendo sobresalir visualmente entre las demás.

Imagenes Graduaciones Acomodo Banderas 2

En las entidades federativas que por ley así lo requieran deberá incluirse la Bandera Local, la cual debe tener una altura inferior a la Bandera Nacional.

4.1.4.1. Permanencia durante el evento

La Bandera Nacional preside el evento de principio a fin. Una vez que concluyen los honores (saludo e Himno Nacional), el “Toque de Bandera” se utiliza para trasladarla desde el punto de recepción hasta su lugar de honor en el presídium (su nicho o base temporal).

La misma se retirará definitivamente con los honores correspondientes justo al final del evento, antes de que salgan las autoridades o los graduados.

4.1.4.2. Ubicación y orden de las banderas

Cuando la Bandera Nacional comparte espacio con banderas institucionales (como la de la Universidad o de alguna facultad), el orden de colocación es estricto por ley:

  • Si son tres banderas en total: la Bandera Nacional siempre ocupa la posición central y de mayor honor.
  • Desde la perspectiva del público: al mirar el presídium, la Bandera Nacional se ubica en el centro, la bandera institucional de mayor jerarquía (por ejemplo, la de la Universidad) a la derecha de la Nacional (izquierda del espectador), y la tercera bandera (por ejemplo, la de la Dirección o el Campus) a la izquierda de la Nacional (derecha del espectador).
  • Altura: ninguna bandera institucional o logotipo puede estar colocado a mayor altura que la Bandera Nacional.

Excepción de resguardo: la única razón válida para retirar la bandera a su nicho de honor antes de que termine el evento es si la graduación se realiza al aire libre y comienza a llover intensamente o hay condiciones climáticas extremas que puedan maltratar el lábaro patrio. Si el evento es en un auditorio o espacio techado, permanece todo el tiempo.

Imagenes Graduaciones Banderas
4.1.4. Protocolo especial para autoridades externas:

Cuando asistan autoridades gubernamentales de alto nivel (gobernadores, secretarios federales), estos ocupan la posición central o a la derecha del Rector según el contexto.

Para delegaciones internacionales, se respetará el protocolo diplomático internacional.

Cuando asistan representantes del sector empresarial o social, su ubicación dependerá de su cargo y relevancia para el evento específico.

Imagenes Graduaciones Acomodo especial

5) Reglas de cortesía para el presídium

  • Los miembros del presídium deben llegar al menos 20 minutos antes del inicio.
  • La entrada al recinto se realizará en orden inverso a la jerarquía (primero los de menor rango).
  • El público debe estar de pie cuando ingresan los miembros del presídium.
  • Los integrantes ocuparán sus asientos de forma simultánea, una vez ubicados todos.
  • Durante el desarrollo del evento, mantener postura adecuada y atención a los oradores.
  • La salida del presídium se realizará en orden jerárquico (primero la máxima autoridad).
Imagenes Graduaciones Jerarquia entrada
Imagenes Graduaciones Jerarquia Salida
5.1) Resolución de casos especiales:

Cuando coincidan cargos de igual nivel, prevalecerá la antigüedad en el cargo.

En caso de representantes de distintas instituciones del mismo nivel, se considerará el orden alfabético de las instituciones.

Para autoridades académicas externas, se respetará la precedencia por antigüedad de la institución que representan.

En caso de duda, la decisión final sobre precedencia corresponderá al Comité Organizador en consulta con Rectoría.

5.2) Intervención artística (Criterio opcional)

La inclusión de un número artístico es de carácter opcional y debe armonizar con la solemnidad institucional, priorizando las ejecuciones instrumentales.

Para su integración en el programa, se deben observar los siguientes lineamientos técnicos:

  • Duración estimada: entre 3 y 5 minutos.
  • Frecuencia: de 1 a 2 participaciones que pueden distribuirse en distintos momentos del acto protocolario.

Opciones de acompañamiento musical sugeridas:

Cuarteto de cuerdas, saxofón o violines.

Trío o Rondalla

Solista vocal

Mariachi o música tradicional regional

Música tradicional de la región

Restricciones: Queda estrictamente prohibida la presentación de tablas rítmicas, rondas de estilo infantil o cualquier pieza musical con lenguaje inapropiado que comprometa el rigor y la seriedad del evento.

Programa de los eventos y actos académicos

Dado su carácter protocolario, los actos solemnes y del plantel descritos en el presente
documento deberán atender un programa básico, el cual se señala a continuación:
Ceremonia solemne: fin de curso con entrega de certificados y entrega de títulos profesio-
nales y grado académicos.

01

Bienvenida y apertura formal de la ceremonia por el maestro de ceremonias

02

Entrada de autoridades

03

Contextualización simbólica del evento

04

Honores a la bandera (recorrido e himno nacional)

Interpretación del himno universitario

Cambio de escolta.(En caso de aplicar)

05

Palabras de bienvenida del Director del plantel

06

Entrega de documentos por Bachillerato, Licenciatura y Posgrados en estricto orden alfabético

07

Intervención artística (Criterio opcional).

Deberá tener correspondencia con la solemnidad del evento (preferentemente interpretaciones instrumentales)

Podrá tener una duración estimada entre 3 a 5 minutos.

Podrán existir de 1 a 2 participaciones que pueden distribuirse en distintos momentos del acto protocolario.

Las opciones musicales sugeridas para el acompañamiento son:

  • Cuarteto de cuerdas, violines o saxofón
  • Trío
  • Rondalla
  • Solista a una voz
  • Mariachi
  • Música tradicional de la región

No se permiten tablas rítmicas, rondas musicales (estilo infantil), o participación con piezas musicales que tengan un lenguaje no apropiado o rompan la solemnidad del evento.

Nota: En el caso de tener alumnos egresados de la licenciatura en Enfermería, se realizará en este momento, previo a la entrega de preseas, la Ceremonia de Pases de Luz.

08

Entrega de menciones o preseas a alumnos destacados

09

Mensaje del padrino de generación, exhortando a los egresados a conducirse éticamente y
poner en alto el nombre de la UNICLA. Se considerará siempre a un académico o directivo
universitario destacado

10

Palabras de agradecimiento de un representante de los egresados.

11

Mensaje institucional del Rector o su representante

Se recomienda la reproducción del video institucional correspondiente.

12

Declaración formal de clausura por parte de la máxima autoridad presente

13

Indicaciones finales y despedida por parte del maestro de ceremonias

14

Toma de fotografía oficial

Código de vestimenta

Un protocolo formal de vestimenta busca proyectar la imagen de respeto, orgullo y pertenencia a nuestra institución. La correcta presentación de cada egresado es reflejo del compromiso, disciplina y valores se promueven en la Universidad Contemporánea de las Américas, por ello se establecen los siguientes códigos de vestimenta de acuerdo al grado académico.
De acuerdo al Artículo 201 del Reglamento Escolar UNICLA, los Grados de la Universidad se diferenciarán por el color como se describe a continuación:

Preparatoria

Graduaciones preparatoria Escilarizada

Preparatoria Escolarizado

Código de Vestimenta
Graduaciones Preparatoria Mujer Mixto

Preparatoria Mixto Mujer

Código de Vestimenta
Graduaciones Preparatoria Hombre

Preparatoria Mixto Hombre

Código de Vestimenta

Licenciatura

Graduaciones Licenciatura Mujer

Licenciatura Mujer

Código de Vestimenta
Graduaciones Licenciatura Hombre

Licenciatura Hombre

Código de Vestimenta

Maestría

Graduaciones Maestria Mujer

Maestría Mujer

Código de Vestimenta
Graduaciones Maestria Hombre

Maestría Hombre

Código de Vestimenta

Doctorado

Graduaciones Docotrado Mujer

Doctorado Mujer

Código de Vestimenta
Graduaciones Doctorado Hombre

Doctorado Hombre

Código de Vestimenta